← Všetky témy

Údaje firmy a DPH

Čo vyplniť o svojej firme, logo a jazyk faktúr a ako funguje prepínač platiteľa DPH.

Údaje firmy sa zobrazujú na každej faktúre ako dodávateľ. Upravíte ich na stránke Údaje firmy (v paneli vľavo, na mobile v lište dole). Jeden účet patrí jednej firme.

Čo je povinné

Uložiť údaje firmy môžete už s vyplneným Názov firmy. Na vystavenie faktúry však zákon vyžaduje aj ďalšie údaje — bez nich aplikácia faktúru nevystaví (pozri Čo musí faktúra obsahovať):

  • sídlo — Ulica a číslo, Mesto a PSČ,
  • IČO a Zápis v registri (obchodný alebo živnostenský register),
  • platiteľ DPH aj DIČ a IČ DPH.

Ako majú údaje vyzerať

  • IČO — 8 číslic.
  • DIČ — 10 číslic.
  • IČ DPH — dve písmená a číslice, napríklad SK1234567890.
  • Peppol identifikátor — nepovinný. Keď ho nevyplníte, platí 0245 a vaše DIČ, napríklad 0245:2020123456. Kedy ho vyplniť, nájdete v téme E-faktúra a Peppol.
  • PSČ — napríklad 811 01 alebo 81101.
  • IBAN — aplikácia skontroluje, či je platný. Medzery môžete písať. Bez IBAN-u faktúra nemá QR kód na platbu.

Keď je údaj v zlom tvare, pod poľom sa zobrazí, čo opraviť. Vyplnené polia sa nestratia.

Načítanie z registra

Pri registrácii aj neskôr v údajoch firmy zadajte IČO a kliknite na Načítať z registra. Aplikácia vyplní Názov firmy, adresu a Zápis v registri podľa registra právnických osôb — funguje pre obchodné spoločnosti aj pre živnostníkov. Čo ste do týchto polí napísali, sa prepíše.

  • DIČ, IČ DPH a prepínač Sme platiteľ DPH register neposkytuje — vyplňte ich sami.
  • Skontrolujte znenie zápisu v registri. Aplikácia ho skladá z údajov registra (súd alebo okresný úrad a číslo); ak ho máte na faktúrach zaužívaný inak, prepíšte ho.
  • Kým údaje neuložíte, nič sa nezmení. Keď register práve neodpovedá, vyplňte údaje ručne.

Platiteľ a neplatiteľ DPH

Prepínač Sme platiteľ DPH mení, ako sa faktúry počítajú:

  • Platiteľ musí vyplniť IČ DPH. Pri položkách vyberá sadzbu DPH a ceny zadáva bez DPH.
  • Neplatiteľ sadzby nevyberá a na faktúre je namiesto rekapitulácie DPH veta Nie sme platiteľmi DPH.

Zmena prepínača platí pre faktúry založené potom. Koncepty, ktoré už existujú, sa počítajú po starom. Ak má koncept platiť podľa nového nastavenia, zmažte ho a založte znova.

V sekcii Logo na faktúre vyberte súbor v poli Súbor s logom a kliknite na Nahrať logo. Logo sa potom zobrazí v sekcii ako náhľad a vytlačí sa v hlavičke PDF každej ďalšej vystavenej faktúry a dobropisu, nad nadpisom.

  • Súbor musí byť obrázok PNG alebo JPG, najviac 512 kB a 2000 × 2000 px. Iné formáty (SVG, WebP, GIF, PDF) aplikácia neprijme — uložte logo ako PNG. Najlepšie vyzerá logo na bielom alebo priehľadnom pozadí.
  • Na PDF má logo najviac približne 6 × 2 cm; väčší obrázok sa zmenší, pomer strán ostane.
  • Zmena loga: nahrajte nový súbor, starý sa nahradí. Odstrániť logo znamená, že ďalšie faktúry budú bez loga.
  • Už vystavené faktúry a dobropisy si ponechajú logo, ktoré platilo pri ich vystavení — rovnako ako ostatné údaje firmy. Nové logo sa prejaví až na ďalšej vystavenej faktúre.
  • Logo je iba na PDF. Na stránke faktúry v aplikácii a v texte e-mailu zatiaľ nie je (PDF v prílohe e-mailu ho má).
  • Logo TP SOFT v hlavičke aplikácie a v e-mailoch z registrácie či obnovy hesla je značka aplikácie, nie vašej firmy. Na vaše faktúry ani do e-mailov vašim odberateľom sa nedostane.
  • Logo môže meniť vlastník firmy alebo účtovník. Kto smie firmu iba prezerať, dostane hlášku Na túto akciu nemáte oprávnenie. Požiadajte vlastníka firmy.

Hlášky pri nahrávaní:

  • Súbor sa nedá použiť — nie je to obrázok PNG ani JPG, alebo je poškodený. — súbor nie je PNG ani JPG (hoci tak môže byť pomenovaný), je poškodený, alebo je PNG uložené s prekladaním (voľba „interlaced“ pri exporte). Otvorte ho v grafickom programe a uložte (exportujte) ako obyčajné PNG.
  • Súbor je väčší ako 512 kB. Zmenšite ho a skúste to znova. alebo Obrázok je väčší ako 2000 × 2000 px. Zmenšite ho a skúste to znova. — obrázok zmenšite, napríklad na šírku 1000 px. Na faktúre bude vyzerať rovnako.
  • Logo sa už nedá zmeniť — firma dosiahla najvyšší počet nahratí. Kontaktujte podporu. — logo sa dá nahrať najviac 20-krát (ak podpora vašej firme nenastavila iný počet). Ak ho potrebujete zmeniť znova, napíšte podpore.

Jazyk faktúr

Faktúra môže byť po slovensky, po anglicky alebo dvojjazyčná (slovensky a anglicky na jednom doklade) — napríklad pre zahraničného odberateľa. Jazyk sa volí na troch miestach:

  • Na stránke Údaje firmy v sekcii Jazyk faktúr nastavíte Predvolený jazyk faktúr a kliknete na Uložiť jazyk. Platí pre všetkých odberateľov, ktorí nemajú nastavený vlastný.
  • Pri odberateľovi v adresári v poli Jazyk faktúr — pozri Adresár odberateľov.
  • Na faktúre v poli Jazyk faktúry — pozri Jazyk faktúry.

Zmena predvoleného jazyka platí pre faktúry založené potom. Koncepty si ponechajú jazyk, ktorý majú, a vystavené faktúry sa nezmenia nikdy.

V zvolenom jazyku dostane odberateľ PDF faktúry, e-mail s faktúrou aj upomienku — čo presne sa prekladá, je v téme Jazyk faktúry. Jazyk faktúr nezávisí od toho, v akom jazyku máte zapnutú aplikáciu — ten si prepína každý sám (pozri Jazyk aplikácie).

Číslovanie faktúr

Na tej istej stránke je aj sekcia Číslovanie faktúr — podrobne v téme Číslovanie faktúr.

Upomienky o úhrade

V sekcii Upomienky o úhrade zapnete automatické upomienky po splatnosti — podrobne v téme Automatické upomienky.

V sekcii Pripojenie k sieti Peppol vlastník firmy vloží kľúč, ktorý si vygeneruje v Gordulitchu — podrobne v časti Kľúč na pripojenie k sieti Peppol.

Export údajov

Tlačidlo Stiahnuť všetky údaje v sekcii Export údajov stiahne všetko, čo o vašej firme aplikácia uchováva, v jednom súbore JSON: údaje firmy, číslovanie, adresár odberateľov (aj interné poznámky) a všetky faktúry a dobropisy vrátane konceptov — s položkami, úhradami a históriou odoslaní e-mailom —, cenové ponuky, objednávky a prijaté faktúry aj s ich XML. Hodí sa ako záloha, pri prechode do iného programu alebo keď o vydanie údajov požiadate podľa GDPR.

  • Súbor JSON je určený pre počítačové spracovanie (iný program, účtovník, programátor). Otvoriť ho viete aj v textovom editore, no na čítanie faktúr je pohodlnejšie PDF.
  • Súbory PDF ani obrázok loga v exporte nie sú — PDF stiahnete pri každej faktúre. Údaje z faktúry (dodávateľ a odberateľ tak, ako boli pri vystavení, položky, sumy) v exporte sú. Pri zrušení služby vám podpora pripraví archív aj s PDF a logami.
  • Údaje firmy sú v exporte iba pre jej vlastníka. Kto má vo firme iba prístup na prezeranie, dostane súbor len s údajmi o svojom účte.

Súbor obsahuje osobné údaje vašich odberateľov (mená, adresy, e-maily). Uložte ho na bezpečné miesto a neposielajte ho ďalej nezabezpečene.