Faktúry: koncept a vystavenie

Nová faktúra

1. Na stránke Faktúry kliknite na Nová faktúra. (Ak ešte nemáte žiadneho odberateľa, pridáte ho priamo vo formulári faktúry.)
2. Vyberte Odberateľ, vyplňte položky a skontrolujte dátumy. Archivovaní odberatelia sa v ponuke neukazujú.
3. Formulár ide v poradí, v akom faktúru zvyčajne píšete: Odberateľ, Položky, Dátumy, Platobné údaje. Menej časté údaje sú zbalené v časti Ďalšie údaje — pozri Ďalšie údaje.
4. Kliknite na Uložiť koncept alebo rovno na Vystaviť faktúru.

Hľadanie odberateľa

• Do poľa Odberateľ začnite písať — zoznam pod ním ukáže iba odberateľov, ktorí vyhovujú. Hľadá sa v názve, IČO a meste. Na diakritike ani veľkých písmenách nezáleží: „kosice“ nájde aj „Košice“. Viac slov sa hľadá naraz, v ľubovoľnom poradí („dub stol“ nájde „Stolárstvo Dub“).
• Odberateľa vyberiete kliknutím, alebo šípkami hore a dole a klávesom Enter. Celý zoznam ukáže klik do poľa alebo na šípku na jeho pravom okraji.
• Kým odberateľa nevyberiete zo zoznamu, napísaný text sa nepočíta — keď pole opustíte, vráti sa doň doterajší odberateľ (alebo zostane prázdne).

Nový odberateľ priamo z faktúry

Keď pri písaní faktúry alebo cenovej ponuky zistíte, že odberateľa v adresári nemáte, nemusíte odchádzať. Rozpísaný doklad zostane, ako je.

1. Kliknite na + Nový odberateľ vpravo nad poľom Odberateľ. Alebo do poľa napíšte názov, a keď sa nikto nenájde, kliknite na Pridať „…“ ako nového odberateľa (alebo stlačte Enter) — napísaný text sa predvyplní ako názov.
2. V okne vyplňte údaje ako v adresári. Názov a adresu firmy podľa IČO načítate tlačidlom Načítať z registra.
3. Kliknite na Pridať do adresára. Odberateľ sa uloží do adresára a vo faktúre sa hneď vyberie. Tlačidlo Zrušiť okno zavrie bez uloženia.

Na novú faktúru ani ponuku už nemusíte mať v adresári nikoho — prvého odberateľa pridáte rovno v nej.

Dátumy a splatnosť

• Dátum vystavenia aj dodania je predvolene dnešný, splatnosť 14 dní.
• Splatnosť zadáte ako počet dní alebo ako dátum. Keď posuniete dátum vystavenia, počet dní splatnosti zostane.
• Pod poľom Splatnosť (dni) sú tlačidlá 7 dní, 14 dní a 30 dní — jedným klikom nastavia splatnosť od dátumu vystavenia. Zvýraznené je to, ktoré práve platí.
• Splatnosť nemôže byť pred dátumom vystavenia.

Ďalšie údaje

Časť Ďalšie údaje je predvolene zbalená — kliknutím na jej nadpis ju otvoríte alebo znova zbalíte. Sú v nej Konštantný symbol, Špecifický symbol, Číslo objednávky, Spôsob dodania, Zľava na celú faktúru (%) a obe poznámky na faktúre.

• Keď je v nej niečo vyplnené (napríklad v koncepte alebo duplikáte), je otvorená. Zbalená ukazuje, koľko údajov je vyplnených (Vyplnené: 2).
• Keď má niektoré pole chybu, otvorí sa sama a aplikácia vás na pole posunie.
• Zbalením sa nič nezmaže — vyplnené údaje sa uložia aj tak.

Položky

• Každá položka potrebuje Názov. Faktúra musí mať aspoň jednu položku.
• Množstvo musí byť väčšie ako nula, cena nesmie byť záporná. (Výnimkou je dobropis.)
• Desatinné čísla môžete písať s čiarkou. Množstvo má najviac 3 desatinné miesta, cena 4 a zľava 2. Ďalšiu číslicu pole neprijme — ak ju treba, cenu zaokrúhlite.
• Jednotka je nepovinná a tlačí sa na faktúru tak, ako ju napíšete. K nej patrí Jednotka v e-faktúre — pozri Jednotka v e-faktúre.
• Platiteľ DPH zadáva ceny bez DPH a vyberá sadzbu 23, 19, 5 alebo 0 %. Pri sadzbe 0 % treba uviesť dôvod — pozri Sadzba DPH 0 %.
• Kláves Enter v položke faktúru neuloží, ale presunie kurzor na názov ďalšej položky. V poslednej položke pridá novú. To isté robí tlačidlo + Pridať položku — kurzor je hneď v názve novej položky. (V poli Jednotka Enter vyberá z ponuky jednotiek.)
• Na telefóne je vo vystavenej faktúre názov položky na vlastnom riadku a čísla pod ním. Ak sa veľmi veľké sumy nezmestia na šírku, tabuľku položiek posuniete prstom do strany.

Jednotka v e-faktúre

E-faktúra neprenáša jednotku ako text (ks, hod.), ale ako označenie z medzinárodného zoznamu jednotiek. Aplikácia ho väčšinou určí sama podľa Jednotka; výber Jednotka v e-faktúre ukáže, iba keď ho treba.

• Bežné jednotky sa určia samé podľa toho, čo napíšete: ks → kus, hod → hodina, mes → mesiac, m² → meter štvorcový, kWh, bal → balenie, pal → paleta a ďalšie. Veľké písmená a bodka na konci nevadia. Pod položkou potom uvidíte napríklad Jednotka v e-faktúre: hodina a odkaz Zmeniť, ktorým otvoríte výber, ak chcete inú.
• Položka bez jednotky výber nemá a nepotrebuje.
• Keď aplikácia jednotku nepozná, pod výberom sa objaví Jednotku „…" v zozname nemáme. Vyberte, ako ju uviesť v e-faktúre — napríklad kus alebo iná jednotka. Povinné pri vystavení. Vyberte najbližšiu jednotku zo zoznamu. Ak žiadna nesedí, vyberte iná jednotka — e-faktúra potom uvedie iba množstvo bez názvu jednotky.
• Keď výber zmeníte ručne, zostane, aj keď potom upravíte text jednotky. Keď je text jednotky prázdny, výber ho doplní (napríklad ks).
• Na faktúre a v PDF je vždy váš text jednotky, výber sa netlačí. Použije sa iba v e-faktúre.
• Koncept uložíte aj bez výberu. Vystaviť faktúru ho vyžaduje pri každej položke, ktorá má vyplnenú jednotku — inak sa pri položke zobrazí Pri položke s jednotkou vyberte, ako ju uviesť v e-faktúre. a faktúra sa nevystaví.
• Duplikát a dobropis prevezmú výber z pôvodnej faktúry. Pri faktúrach vystavených pred zavedením výberu ho formulár doplní podľa textu jednotky; ak text nepozná, výber treba doplniť.

Sadzba DPH 0 %

Keď platiteľ DPH vyberie pri niektorej položke sadzbu 0 %, pod položkami sa objavia dve polia: Dôvod sadzby DPH 0 % a Text dôvodu na faktúre. Zákon o DPH vyžaduje, aby faktúra uviedla, prečo sa DPH neuplatňuje. Rovnaký dôvod potrebuje aj e-faktúra — podľa neho sa v nej určí, či ide o oslobodenie, dodanie do inej krajiny EÚ, vývoz alebo prenesenie daňovej povinnosti.

• V poli Dôvod sadzby DPH 0 % vyberte ustanovenie zákona o DPH, podľa ktorého sa daň neuplatňuje — napríklad § 43 – Dodanie tovaru do iného členského štátu EÚ, § 47 – Vývoz tovaru mimo EÚ alebo § 69 – Prenesenie daňovej povinnosti. Zoznam zodpovedá prevodníku finančnej správy k e-faktúre.
• Výber predvyplní pole Text dôvodu na faktúre (napríklad Prenesenie daňovej povinnosti (§ 69 zákona o DPH)). Text môžete upraviť, napríklad doplniť odsek zákona. Keď text upravíte a potom zmeníte výber, váš text sa neprepíše.
• Pri § 43 musí mať odberateľ vyplnené IČ DPH, pri § 69 IČ DPH alebo IČO. Ak chýbajú, formulár na to upozorní a faktúra sa nevystaví.
• Pre tovar, ktorý má podľa zákona skutočnú nulovú sadzbu DPH (napríklad zálohové obaly), vyberte poslednú možnosť Tovar so skutočnou nulovou sadzbou DPH, ak ju ustanovuje zákon. Táto možnosť nemá ustanovenie ani text — pole Text dôvodu na faktúre pri nej zmizne a na faktúre, v PDF ani v e-faktúre sa žiadny dôvod neuvádza. Tak to vyžaduje európska norma pre e-faktúru.
• Ak si nie ste istí, ktoré ustanovenie vybrať, poraďte sa so svojím účtovníkom. Plnenie mimo predmetu DPH (kategória O) sa zatiaľ vybrať nedá.
• Koncept uložíte aj bez dôvodu. Vystaviť faktúru však vyžaduje výber aj text (okrem skutočnej nulovej sadzby, tá text nemá) — bez nich sa zobrazí hláška pri poli a faktúra sa nevystaví.
• Dôvod je jeden na celú faktúru (text najviac 500 znakov). Ak by faktúra potrebovala dva rôzne dôvody, vystavte dve faktúry. Na faktúre v aplikácii aj v PDF je text pod rekapituláciou DPH ako DPH 0 %: … (na anglickej faktúre „VAT 0 %: …“). Samotný výber sa na PDF netlačí.
• Na faktúru v angličtine sa text predvyplní po anglicky, na dvojjazyčnú v oboch jazykoch. Vlastný text aplikácia neprekladá.
• Ak sadzbu 0 % z položiek odstránite, polia zmiznú a dôvod sa neuloží.
• Dobropis prevezme výber aj text z pôvodnej faktúry; upraviť ich môžete. Duplikát faktúry ich prevezme tiež. Faktúry vystavené pred zavedením výberu ho nemajú — dobropis k nim si ho vyžiada.
• Neplatiteľ DPH sadzbu neuvádza, preto ani dôvod.

Zľavy

• Zľava % pri položke zníži cenu tejto položky.
• Zľava na celú faktúru (%) sa uplatní na všetky položky, ešte pred výpočtom DPH. Pole je v časti Ďalšie údaje; keď je zľava vyplnená, súhrn pod sumami pripomenie Vrátane zľavy na celú faktúru 10 %.

Forma úhrady a spôsob dodania

V časti Platobné údaje vyberiete Forma úhrady: Prevodom (predvolená), V hotovosti alebo Kartou. V časti Ďalšie údaje môžete vyplniť Spôsob dodania — vlastným textom alebo výberom z návrhov (osobný odber, kuriérom, poštou, elektronicky).

• Obidva údaje sa vytlačia na faktúre a v PDF.
• Variabilný symbol je nepovinný. Ak ho nevyplníte, pri vystavení sa doplní z čísla faktúry — pod poľom aj v ňom (sivým) uvidíte, aký bude.
• Pri forme úhrady V hotovosti alebo Kartou nemá PDF QR kód na platbu a e-mail s faktúrou neuvádza IBAN ani variabilný symbol — aby odberateľ neplatil prevodom. IBAN z údajov firmy na PDF zostáva.
• Pri forme úhrady V hotovosti sa suma na úhradu zaokrúhli na 5 centov (tak to vyžaduje zákon o cenách). Rozdiel je v súhrne ako riadok Centové vyrovnanie — napríklad 10,02 € sa zaokrúhli na 10,00 € s vyrovnaním −0,02 €, 10,03 € na 10,05 € s vyrovnaním +0,02 €. Základ dane a DPH sa nemenia, počítajú sa zo sumy pred zaokrúhlením. Pri prevode a karte sa nezaokrúhľuje.
• Dobropis sa nezaokrúhľuje. Zostatok faktúry v hotovosti po dobropise sa zaokrúhli znova na 5 centov — po dobropise celej faktúry je teda na úhradu presne 0 €.
• Faktúry v hotovosti vystavené pred 27. 9. 2026 zaokrúhlené nie sú a zostávajú, ako boli.
• Pri zápise úhrady je predvyplnený spôsob podľa formy úhrady faktúry; zmeniť ho môžete.
• Dobropis formu úhrady ani spôsob dodania nemá.

Poznámky na faktúre

V časti Ďalšie údaje sú dve nepovinné polia: Poznámka nad položkami (vytlačí sa nad položkami, napríklad odvolanie na objednávku) a Poznámka pod súčtom (pod súčtom, napríklad poďakovanie alebo doplňujúci text). Každá má najviac 2000 znakov; riadky sa zachovajú tak, ako ich napíšete. Poznámky sú na faktúre v aplikácii aj v PDF a vystavením sa zmrazia ako všetko ostatné.

Nezamieňajte ich s poznámkou pri odberateľovi v adresári — tá je interná a na faktúru sa netlačí.

Jazyk faktúry

Pole Jazyk faktúry je pri výbere odberateľa. Na novej faktúre je predvyplnený jazyk odberateľa, a ak ho odberateľ nemá, jazyk nastavený pri údajoch firmy. Keď vyberiete iného odberateľa, jazyk sa zmení podľa neho — okrem prípadu, keď ste jazyk predtým zmenili sami.

• Na výber je Slovenčina, Angličtina a Slovenčina a angličtina (dvojjazyčná).
• Vystavením sa jazyk zmrazí ako všetko ostatné a na stránke vystavenej faktúry je uvedený medzi údajmi dokladu. Neskoršia zmena pri firme alebo odberateľovi ho nezmení.
• Dobropis má predvolene jazyk pôvodnej faktúry, duplikát tiež.

Čo jazyk faktúry mení:

• PDF — nadpis, popisy všetkých údajov, rekapitulácia aj päta. V angličtine je nadpis „Invoice“ (dobropis „Credit Note“) a neplatiteľ DPH má vetu „We are not VAT payers under Slovak law.“ Sumy a dátumy majú anglický zápis, napríklad „€1,234.50“ a „7 Oct 2026“.
• Dvojjazyčná faktúra má pri každom údaji slovenský aj anglický popis, napríklad „Dátum splatnosti / Due date“, a anglický nadpis pod slovenským. Sumy a dátumy sú po slovensky, aby im rozumel aj váš účtovník. Dlhšia faktúra môže mať o stranu viac.
• E-mail s faktúrou, dobropisom aj upomienkou — predmet, text aj názov prílohy (v angličtine napríklad „Invoice-2026001.pdf“). Dvojjazyčný e-mail má najprv slovenský text a pod ním anglický.

• Čo píšete vy — názvy a popisy položiek, jednotky, poznámky, názov faktúry, spôsob dodania, dôvod sadzby DPH 0 % a zápis v registri — aplikácia neprekladá. Na faktúru v angličtine ich napíšte po anglicky.
• Faktúry vystavené v angličtine alebo dvojjazyčne do 27. 9. 2026 majú PDF po slovensky a už sa nezmení — PDF sa po vystavení nemení. E-mail k takej faktúre však príde v jazyku faktúry.
• Iné jazyky (napríklad nemčina) zatiaľ nie.

Ako sa počítajú sumy

Sumy sa prepočítavajú už počas písania, záväzné sú však tie, ktoré sa uložia. DPH sa počíta za každú sadzbu spolu (nie za každú položku zvlášť) a zaokrúhľuje sa na centy. Preto sa výsledok môže o cent líšiť od súčtu DPH po položkách — to je v poriadku. Faktúry sú v eurách. Pri platbe v hotovosti sa suma na úhradu navyše zaokrúhli na 5 centov (pozri Forma úhrady).

Čo musí faktúra obsahovať

Pri vystavení aplikácia skontroluje údaje, ktoré musí faktúra obsahovať podľa zákona o DPH. Ak niečo chýba, faktúru nevystaví a povie, čo doplniť. Koncept uložíte aj bez nich.

• O vás (v údajoch firmy): adresa sídla (ulica, mesto a PSČ), IČO a zápis v registri. Platiteľ DPH aj DIČ a IČ DPH.
• O odberateľovi (v adresári): adresa (ulica a mesto, pri Slovensku aj PSČ). Slovenská firma aj IČO. Súkromná osoba ani zahraničná firma IČO nepotrebujú; DIČ a IČ DPH odberateľa sú nepovinné.
• Pri sadzbe DPH 0 % aj dôvod sadzby 0 %. Pri dôvode § 43 musí mať odberateľ IČ DPH, pri § 69 IČ DPH alebo IČO.
• Pri položke s jednotkou aj jednotku v e-faktúre. Tú nežiada zákon o DPH, ale e-faktúra.

Ak údaje chýbajú, formulár faktúry to ukáže už pred vystavením v žltom rámčeku Faktúre chýbajú údaje, ktoré musí mať podľa zákona s odkazom na údaje firmy alebo na odberateľa. Doplňte ich tam, vráťte sa ku konceptu a vystavte ho. Na faktúru sa údaje prevezmú až pri vystavení, takže koncept netreba zakladať znova.

Faktúry vystavené pred touto kontrolou (do 27. 9. 2026) zostávajú, ako boli — vystavená faktúra sa nemení.

Koncept a vystavená faktúra

• Koncept nemá číslo. Môžete ho kedykoľvek upraviť alebo zmazať tlačidlom Zmazať faktúru.
• Vystaviť faktúru pridelí faktúre číslo z číselného radu a zmrazí ju — vrátane údajov o vás aj o odberateľovi, ako boli v tej chvíli. Pred vystavením sa aplikácia opýta na potvrdenie. Pri e-faktúre pripomenie, že ju treba odoslať cez sieť Peppol v deň vystavenia — ak ju budete odosielať neskôr, nechajte ju zatiaľ ako koncept.

Vystavenú faktúru už nemožno upraviť, zmazať ani vrátiť do konceptu. Pred vystavením si ju preto skontrolujte.

Chyby vo formulári a neuložené zmeny

PDF faktúry

Po vystavení aplikácia pripraví PDF faktúry — zvyčajne do niekoľkých sekúnd. Na stránke vystavenej faktúry ho stiahnete tlačidlom Stiahnuť PDF. Koncept PDF nemá.

• PDF obsahuje údaje o vás a o odberateľovi tak, ako boli pri vystavení, dátumy, položky, rekapituláciu DPH a sumu na úhradu. Z údajov firmy pridá IBAN, SWIFT, banku, kontakt a zápis v registri, od odberateľa aj dodaciu adresu — ak sú vyplnené. Prázdne údaje sa na PDF nevypíšu.
• Ak má firma logo, je v hlavičke PDF nad nadpisom.
• PDF je v jazyku faktúry — po slovensky, po anglicky alebo dvojjazyčne.
• V päte každej strany je pod číslom faktúry drobným písmom „Vystavené v online aplikácii Faktúry od TP SOFT, s.r.o.“ (na anglickej faktúre po anglicky). Vypnúť sa nedá. Faktúry vystavené do 27. 9. 2026 tento riadok nemajú.
• Platiteľ DPH má na PDF nadpis „Faktúra – daňový doklad“, neplatiteľ „Faktúra“ a vetu Nie sme platiteľmi DPH.
• Na PDF sú aj forma úhrady a spôsob dodania a poznámky — nad položkami a pod súčtom.
• Ak máte v údajoch firmy vyplnený IBAN a forma úhrady je Prevodom, PDF má pri sume na úhradu QR kód na platbu (PAY by square). Odberateľ ho naskenuje v aplikácii svojej banky a príkaz na úhradu sa vyplní sám: suma, IBAN, variabilný, konštantný a špecifický symbol, dátum splatnosti a poznámka s číslom faktúry. Faktúra s nulovou sumou QR kód nemá.
• PDF sa po vystavení už nemení — rovnako ako faktúra. Ak neskôr zmeníte údaje firmy (napríklad IBAN alebo logo), prejavia sa až na ďalšej vystavenej faktúre.
• Faktúry vystavené pred spustením PDF dostali PDF dodatočne.
• Faktúry vystavené pred spustením QR platby (23. 9. 2026) QR kód nemajú a už ho nedostanú — PDF sa nemení.
• Na faktúrach vystavených do konca septembra 2026 môže aplikácia niektorých bánk (napríklad VÚB) QR kód odmietnuť. Novšie faktúry majú QR kód upravený tak, aby ho banky prečítali — s aplikáciou VÚB to zatiaľ nie je overené. Staršie PDF sa už nezmení — odberateľ zaplatí ručne podľa IBAN-u, sumy a variabilného symbolu v PDF.
• PDF dobropisu má nadpis „Opravná faktúra – dobropis“, číslo a dátum pôvodnej faktúry, dôvod opravy a rozdiely namiesto súm. QR kód nemá — dobropis sa neplatí. Stiahnutý súbor sa volá „Dobropis-číslo.pdf“.

Ak namiesto tlačidla vidíte PDF sa pripravuje, zvyčajne to trvá pár sekúnd. Obnovte stránku., počkajte chvíľu a obnovte stránku. Ak sa PDF neobjaví ani po minúte, kliknite na Pripraviť PDF znova. Opakované kliknutie nevadí — PDF sa pripraví iba raz. Tlačidlo môže použiť vlastník firmy alebo účtovník; používateľ, ktorý smie faktúry iba prezerať, PDF stiahne, ale znova ho pripraviť nemôže.

XML e-faktúry

K vystavenej faktúre a dobropisu pripraví aplikácia spolu s PDF aj e-faktúru ako súbor XML. Stiahnete ju na stránke dokladu tlačidlom Stiahnuť XML. Kedy XML vznikne a čo s ním, opisuje téma E-faktúra a Peppol.

Odoslanie faktúry e-mailom

Vystavenú faktúru pošlete odberateľovi priamo z aplikácie. Na stránke vystavenej faktúry je časť Odoslať e-mailom:

1. Skontrolujte pole E-mail príjemcu. Je predvyplnené e-mailom odberateľa z adresára; môžete ho prepísať.
2. Kliknite na Odoslať faktúru. Aplikácia faktúru odošle do niekoľkých sekúnd; výsledok uvidíte v zozname Odoslania po obnovení stránky.

• Odberateľ dostane krátky e-mail s číslom faktúry, sumou na úhradu, dátumom splatnosti, IBAN-om a variabilným symbolom (ak ich faktúra má) a v prílohe to isté PDF, ktoré si stiahnete tlačidlom Stiahnuť PDF. Pri forme úhrady V hotovosti alebo Kartou je v e-maile namiesto IBAN-u a variabilného symbolu forma úhrady.
• E-mail je v jazyku faktúry, rovnako ako PDF v prílohe.
• Ako odosielateľ sa zobrazí názov vašej firmy. E-mail odchádza z adresy aplikácie; ak ste mali v údajoch firmy pri vystavení vyplnený e-mail, odpoveď odberateľa príde na ten.
• Na konci e-mailu je krátka poznámka, že ho poslala aplikácia Faktúry TP SOFT, a pod ňou adresa www.tpsoft.sk. Vypnúť sa nedá, rovnako ako riadok v päte PDF.
• Poslať sa dá na jednu adresu naraz. Tú istú faktúru môžete poslať viackrát aj na rôzne adresy — každé odoslanie je v zozname so stavom a časom.
• Stavy: Odosiela sa (čaká na odoslanie), Odoslané (server príjemcu e-mail prevzal), Neodoslané (e-mail sa nepodarilo doručiť — skontrolujte adresu a pošlite znova). „Odoslané“ neznamená, že si ho odberateľ prečítal; môže skončiť aj v spame.
• Kým PDF nie je pripravené, odoslať sa nedá — namiesto formulára uvidíte Faktúru pošlete e-mailom, keď bude pripravené PDF.
• Posielať môže vlastník firmy alebo účtovník. Za 24 hodín môže jeden používateľ poslať najviac 50 e-mailov — faktúry, upomienky, cenové ponuky aj potvrdenia objednávok spolu. Ak ich potrebujete viac, napíšte podpore — limit sa dá vašej firme zvýšiť.
• Výnimočne (pri výpadku na našej strane počas odosielania) môže odberateľ dostať ten istý e-mail dvakrát.
• Odoslanie faktúru nemení — zostáva vystavená, tak ako bola.
• Po prvom úspešnom odoslaní dostane faktúra štítok Odoslaná (dobropis Odoslaný) v zozname faktúr aj na svojej stránke. Pod číslom faktúry vidíte, kedy odišla naposledy. Kým sa e-mail odosiela alebo keď sa ho odoslať nepodarilo, štítok nie je.
• Faktúru, ktorú pošlete mimo aplikácie (vlastným e-mailom, poštou), aplikácia nepozná — štítok Odoslaná nedostane. Ručne ju ako odoslanú označiť zatiaľ nejde.
• Dobropis sa posiela rovnako. E-mail má predmet „Dobropis …“, uvádza číslo pôvodnej faktúry a rozdiel spolu; splatnosť ani IBAN v ňom nie sú.

Upomienka o úhrade

Keď faktúra ešte nie je zaplatená (stav Čaká na úhradu, Čiastočne uhradená alebo Po splatnosti), je v časti Odoslať e-mailom vedľa tlačidla Odoslať faktúru aj Poslať upomienku. Adresu zadáte do toho istého poľa E-mail príjemcu.

• Odberateľ dostane e-mail s predmetom „Upomienka — faktúra …“, v ktorom je suma, ktorá zostáva uhradiť (už zapísané úhrady sa odpočítajú), dátum splatnosti s poznámkou „po splatnosti“, ak už uplynul, IBAN a variabilný symbol (pri platbe v hotovosti alebo kartou forma úhrady) a v prílohe PDF faktúry. Upomienka je v jazyku faktúry — v angličtine s predmetom „Payment reminder — invoice …“.
• K jednej faktúre pošlete upomienku najviac raz za 24 hodín, aj keď na inú adresu. Pri ďalšom pokuse uvidíte Upomienku k tejto faktúre ste poslali pred menej než 24 hodinami. Ďalšiu pošlete neskôr. Ak sa upomienku nepodarilo odoslať (Neodoslané), môžete ju poslať znova hneď.
• K uhradenej alebo dobropisovanej faktúre a k dobropisu sa upomienka neposiela — tlačidlo tam nie je. Ak faktúru medzitým niekto uhradil v inej záložke, uvidíte Faktúra už nie je na úhradu — upomienka sa neposiela. Obnovte stránku.
• Keď zapíšete úhradu až potom, čo ste upomienku poslali, ale skôr, než odišla, aplikácia ju už neodošle a v zozname bude Neodoslané.
• V zozname Odoslania je pri každom e-maile, či išlo o faktúru alebo upomienku. Upomienka sa počíta do rovnakého limitu 50 e-mailov za 24 hodín.
• Aj upomienka obsahuje PDF faktúry, preto po jej odoslaní dostane faktúra štítok Odoslaná, ak ho ešte nemala.

Automatické upomienky

Aplikácia môže upomienky posielať aj sama. Zapnete to v Údaje firmy → časť Upomienky o úhrade: zaškrtnite Posielať upomienky automaticky, nastavte Počet dní po splatnosti (1 až 60, predvolene 7) a kliknite na Uložiť upomienky. Predvolene sú vypnuté. Meniť to môže vlastník firmy alebo účtovník.

• Aplikácia raz denne ráno (okolo 7:00 – 8:00) pošle upomienku ku každej faktúre, ktorá je po splatnosti aspoň nastavený počet dní a má PDF. Ďalšia k tej istej faktúre odíde najskôr po rovnakom počte dní — aj keď ste medzitým poslali upomienku ručne.
• K jednej faktúre pošle najviac 3 automatické upomienky (počítajú sa aj neodoslané). Ďalšie môžete poslať ručne.
• Adresa: tá, kam faktúra (alebo upomienka) naposledy úspešne odišla. Ak ešte nikam neodišla, e-mail odberateľa z adresára, inak e-mail zo snímky pri vystavení. Faktúru bez adresy aplikácia preskočí.
• Text je rovnaký ako pri ručnej upomienke. V zozname Odoslania je označená ako Upomienka (automatická).
• Za 24 hodín aplikácia pošle za jednu firmu najviac 50 automatických upomienok (ak podpora nenastavila iný počet); zvyšok ide nasledujúci deň. Do vášho osobného limitu 50 e-mailov sa nepočítajú.
• Keď je faktúra zaplatená, ďalšia upomienka k nej nepríde. Úhrady preto zapisujte včas — aplikácia vie iba o úhradách, ktoré sú v nej zapísané.

Úhrady

Keď vám odberateľ zaplatí, zapíšte úhradu na stránke vystavenej faktúry v časti Úhrady. Aplikácia ukáže Spolu na úhradu, Uhradené a Zostáva uhradiť.

1. Vyplňte Dátum úhrady — deň, keď peniaze prišli (predvyplnený je dnešok).
2. Skontrolujte Suma. Predvyplnený je celý zostatok; pri čiastočnej úhrade ho prepíšte.
3. Vyberte Spôsob (Prevodom, V hotovosti alebo Kartou; predvyplnený je podľa formy úhrady faktúry), prípadne doplňte Poznámka (napríklad číslo výpisu), a kliknite na Zapísať úhradu.

• Faktúra môže mať viac úhrad (splátky). Keď zostatok klesne na nulu, uvidíte Faktúra je uhradená celá.
• Spolu nemožno zapísať viac, než je suma na úhradu. Ak odberateľ zaplatil viac, preplatok aplikácia zatiaľ nevie zapísať.
• Ak k faktúre vystavíte dobropis, suma na úhradu sa o neho zníži. V časti Úhrady potom uvidíte aj Suma faktúry a Dobropisy.
• Dátum úhrady nemôže byť v budúcnosti.
• Platby z banky nemusíte prepisovať ručne — nahrajte bankový výpis a úhrady sa zapíšu po potvrdení návrhu.
• Úhrada sa neupravuje. Ak ste ju zapísali zle, kliknite pri nej na Zmazať a zapíšte ju znova správne.
• Úhrada faktúru nemení — doklad aj PDF zostávajú tak, ako boli vystavené. Koncept úhrady nemá.
• Zapisovať a mazať úhrady môže vlastník firmy alebo účtovník. Používateľ, ktorý smie faktúry iba prezerať, úhrady vidí.

Vrátenie peňazí po dobropise

Keď odberateľ faktúru zaplatil a vy potom vystavíte dobropis, zaplatil viac, než dlhuje. Faktúra dostane štítok Na vrátenie a v časti Úhrady uvidíte Na vrátenie odberateľovi s formulárom na vrátenie.

1. Peniaze pošlite odberateľovi (aplikácia ich neposiela).
2. Vyplňte Dátum vrátenia a Vrátená suma — predvyplnený je celý preplatok, pri čiastočnom vrátení ho prepíšte. Sumu píšte kladnú.
3. Kliknite na Zapísať vrátenie. V zozname úhrad sa objaví so slovom „Vrátenie“ a zápornou sumou.

• Vrátiť sa dá najviac preplatok. Bez preplatku sa formulár na vrátenie neukáže.
• Vrátenie sa maže rovnako ako úhrada. Úhradu, ku ktorej je zapísané vrátenie, zmažete až po zmazaní vrátenia.

Stav úhrady

Každá vystavená faktúra má pri čísle štítok so stavom úhrady — v zozname faktúr aj na stránke faktúry. Aplikácia ho určí sama podľa zapísaných úhrad a dátumu splatnosti; ručne sa nenastavuje.

• Čaká na úhradu — zatiaľ bez úhrady a splatnosť ešte neuplynula.
• Čiastočne uhradená — časť je zapísaná, zvyšok ešte nie je splatný.
• Po splatnosti — dátum splatnosti uplynul a faktúra nie je uhradená celá. Platí aj vtedy, keď časť už prišla — koľko zostáva, uvidíte na stránke faktúry v časti Úhrady.
• Uhradená — úhrady pokrývajú celú sumu na úhradu, aj keď prišli po splatnosti.
• Dobropisovaná — faktúra je celá opravená dobropismi a nič sa za ňu neplatí.
• Na vrátenie — po dobropise je zaplatené viac, než sa dlhuje; preplatok treba vrátiť odberateľovi (pozri Vrátenie peňazí po dobropise).

• V deň splatnosti faktúra ešte nie je po splatnosti. Štítok sa zmení nasledujúci deň (podľa slovenského času).
• Keď úhradu zmažete, stav sa hneď vráti podľa toho, čo zostalo zapísané.
• Koncept stav úhrady nemá — má štítok Koncept.
• Dobropis vlastný stav úhrady nemá — má štítok Dobropis a mení stav pôvodnej faktúry.

Duplikovanie faktúry

Pri opakovanej fakturácii (napríklad každý mesiac rovnaké služby) nemusíte všetko písať znova — s Plus si môžete nastaviť opakovanú faktúru, ktorá sa vystaví sama. Na stránke faktúry — vystavenej aj konceptu — kliknite na Duplikovať. Otvorí sa Nová faktúra z kópie, vyplnená podľa pôvodnej faktúry.

• Prenesie sa odberateľ, názov faktúry, položky, zľavy, konštantný a špecifický symbol, číslo objednávky, forma úhrady, spôsob dodania, obe poznámky a jazyk faktúry.
• Dátum vystavenia a dodania je dnešný. Splatnosť má rovnaký počet dní ako pôvodná faktúra.
• Variabilný symbol, ktorý aplikácia doplnila z čísla pôvodnej faktúry, sa neprenesie — nová faktúra dostane svoj pri vystavení. Variabilný symbol, ktorý ste zadali sami, sa prenesie.
• Údaje odberateľa sa vezmú z adresára, teda aktuálne — nie tie, ktoré sú na pôvodnej vystavenej faktúre.
• Skontrolujte ceny a sadzby DPH. Ak ste odvtedy zmenili, či ste platiteľ DPH, nová faktúra sa riadi dnešným nastavením firmy.
• Nič sa neuloží, kým nekliknete na Uložiť koncept alebo Vystaviť faktúru. Pôvodná faktúra sa nemení. Pri duplikovaní konceptu sa prevezme jeho posledná uložená podoba.

Dobropis — oprava vystavenej faktúry

Vystavená faktúra sa nemení. Keď odberateľ vráti tovar, dohodnete sa na zľave alebo je na faktúre chyba v sume, vystavíte k nej dobropis (opravnú faktúru). Dobropis sumu faktúry znižuje.

1. Na stránke vystavenej faktúry v časti Dobropisy kliknite na Vytvoriť dobropis.
2. Vyplňte Dôvod opravy — je povinný a vytlačí sa na doklade.
3. Skontrolujte Dátum opravy — deň, keď nastal dôvod opravy (napríklad keď odberateľ tovar vrátil).
4. Upravte položky. Sú predvyplnené ako vrátenie celej faktúry — so záporným množstvom. Ponechajte iba to, čo sa naozaj vracia alebo zľavňuje; ostatné odoberte.
5. Ak chcete, doplňte poznámky. Z pôvodnej faktúry sa neprenášajú.
6. Kliknite na Uložiť koncept alebo Vystaviť dobropis.

• Položky dobropisu sú rozdiely oproti pôvodnej faktúre: vrátené 2 kusy zapíšte ako množstvo −2, zľavu 50 € ako položku s cenou −50. Súčet je preto záporný a súhrn ukazuje Rozdiel základu dane, Rozdiel DPH a Rozdiel spolu.
• Dobropis musí sumu znížiť alebo ponechať — so súčtom nad nulou sa nevystaví.
• Dobropisovať nemôžete viac, než bolo na faktúre — ani spolu, ani v jednotlivej sadzbe DPH. Počítajú sa aj dobropisy, ktoré ste k faktúre vystavili skôr.
• Odberateľ, sadzby DPH a zľava sa berú z pôvodnej faktúry. Odberateľa na dobropise nezmeníte; jeho údaje (adresa, IČ DPH) sa pri vystavení vezmú z adresára, takže ak ste ich po vystavení faktúry opravili, na dobropise budú opravené. Ak ste medzičasom prestali byť platiteľom DPH, dobropis k faktúre z čias platiteľa má stále DPH.
• Dobropis dostane číslo z toho istého číselného radu ako faktúry. Nemôže mať dátum vystavenia skôr ako pôvodná faktúra. Splatnosť nemá.
• Ak ste platiteľ DPH, opravnú faktúru máte vyhotoviť do 15 dní od konca mesiaca, v ktorom nastal dôvod opravy. Keď je dátum vystavenia po tejto lehote, formulár na to upozorní; vystaviť dobropis ale môžete.
• Po vystavení je dobropis zmrazený ako každá faktúra: má PDF, pošlete ho e-mailom a už sa nedá upraviť ani zmazať. Koncept dobropisu upravíte alebo zmažete tlačidlom Zmazať faktúru.
• Dobropis sa neplatí samostatne. Zníži sumu na úhradu pôvodnej faktúry; úhrady aj vrátenie peňazí zapisujete pri nej (pozri Vrátenie peňazí po dobropise).
• K jednej faktúre môžete vystaviť viac dobropisov. Všetky uvidíte na stránke faktúry v časti Dobropisy; keď je faktúra celá dobropisovaná, ďalší už nevytvoríte.
• Dobropis sa nedá duplikovať a dobropis k dobropisu nevystavíte.
• Ak ste vo faktúre urobili chybu a chcete ju nahradiť správnou, vystavte dobropis na celú faktúru a potom novú faktúru — napríklad cez Duplikovať na pôvodnej faktúre.

Zoznam faktúr

Faktúry sú zoradené od najnovšej. Koncept má štítok Koncept s prerušovaným okrajom, vystavená faktúra ukazuje svoje číslo a stav úhrady. Dobropis má fialový štítok Dobropis a číslo faktúry, ku ktorej patrí. Faktúra, ktorú ste už poslali e-mailom, má navyše modrý štítok Odoslaná. Pri každej vidíte sumu a dátumy vystavenia a splatnosti (dobropis iba dátum vystavenia).

Filtre a vyhľadávanie

Nad zoznamom faktúr je formulár s filtrami. Vyplňte, čo potrebujete, a kliknite na Filtrovať. Filtre sa dajú kombinovať — zobrazia sa iba faktúry, ktoré spĺňajú všetky naraz. Nad zoznamom uvidíte, koľko ich je.

• Hľadať — číslo faktúry, meno odberateľa alebo názov faktúry, aj len časť. Na veľkosti písmen ani na diakritike nezáleží: „kaviaren“ nájde aj „Kaviareň“. Dobropis nájdete aj podľa čísla faktúry, ku ktorej patrí. Pri vystavenej faktúre sa hľadá meno odberateľa tak, ako bolo na faktúre, aj jeho dnešné meno v adresári.
• Stav — Na úhradu (čakajú na úhradu, čiastočne uhradené aj po splatnosti), Po splatnosti, Uhradené (aj dobropisované), Na vrátenie, Koncepty a Dobropisy.
• Odberateľ — faktúry jedného odberateľa, aj archivovaného (v zozname je označený „archivovaný“).
• Vystavené od a Vystavené do — podľa dátumu vystavenia, oba dni vrátane. Stačí vyplniť jeden z nich.

Filter je súčasťou adresy stránky — môžete si ju uložiť medzi obľúbené a otvoriť neskôr znova s tým istým výberom. Všetko zrušíte odkazom Zrušiť filtre. Keď filtru nezodpovedá nič, zobrazí sa „Filtru nezodpovedá žiadna faktúra“.

XML viacerých faktúr naraz — pre účtovníka

XML e-faktúr si môžete stiahnuť naraz v jednom súbore ZIP, napríklad za mesiac pre účtovníka. V zozname faktúr zaškrtnite doklady a kliknite na Stiahnuť XML vybraných (ZIP) pod zoznamom.

• Zaškrtnúť sa dajú iba doklady, ktoré majú XML e-faktúry — faktúry aj dobropisy pre odberateľov s Peppol identifikátorom. Koncept, faktúra pre súkromnú osobu či odberateľa bez DIČ políčko nemajú. Ak XML nemá žiadny doklad v zozname, výber sa neukáže vôbec.
• Najrýchlejšie za mesiac: vo filtri vyplňte Vystavené od a Vystavené do, kliknite na Filtrovať a potom zaškrtnite Vybrať všetky s XML. Vyberú sa všetky doklady s XML, ktoré zoznam práve ukazuje.
• V súbore ZIP je každý doklad pod tým istým menom ako pri samostatnom stiahnutí („Faktura-číslo.xml“, „Dobropis-číslo.xml“), zoradené podľa dátumu vystavenia. Súbor sa volá „Faktury-XML-dátum.zip“ podľa dňa stiahnutia.
• Naraz najviac 1000 dokladov. Doklady o doručení e-faktúry v tomto súbore nie sú — stiahnete ich pri každej faktúre (pozri Stav doručenia). PDF faktúr naraz stiahnuť zatiaľ nejde.

Stiahnutím sa nič neodošle ani nezmení. Stiahnuť môže každý, kto faktúry vidí, aj používateľ, ktorý ich smie iba prezerať.

Súhrn na prehľade

Na stránke Prehľad sú hore tri čísla za celú firmu. Počítajú sa pri každom otvorení stránky, takže po zapísaní úhrady alebo vystavení faktúry sú hneď aktuálne.

• Na úhradu — koľko vám odberatelia ešte dlhujú zo všetkých vystavených faktúr, vrátane tých po splatnosti. Pri čiastočne uhradenej faktúre sa ráta iba to, čo zostáva. Dobropisy sú už odpočítané. Pod sumou je počet faktúr, ktorých sa to týka.
• Po splatnosti — tá časť, ktorej dátum splatnosti už uplynul (rovnako ako štítok Po splatnosti). Keď je niečo po splatnosti, dlaždica je červená; inak ukazuje Nič po splatnosti.
• Vystavené faktúry — počet vystavených faktúr za celý čas, bez dobropisov. Rozpracované koncepty sú uvedené pod číslom osobitne.

Ak máte po dobropise niekomu vrátiť peniaze, pod dlaždicami sa zobrazí oranžové upozornenie so sumou. Zmizne, keď vrátenie zapíšete (pozri Vrátenie peňazí po dobropise).

Ak sa namiesto dlaždíc zobrazí „Súhrn sa teraz nepodarilo načítať. Obnovte stránku o chvíľu.“, čísla sa nenačítali — aplikácia radšej neukáže nič, než by ukázala nesprávne nuly. Obnovte stránku; ak to trvá, kontaktujte podporu. Kliknutím na dlaždicu sa otvorí zoznam faktúr — pri Na úhradu a Po splatnosti rovno vyfiltrovaný na tie faktúry, z ktorých sa súčet skladá. Súhrn za zvolené obdobie ani podľa odberateľa na prehľade zatiaľ nie je — na to použite filtre v zozname faktúr.