Cenová ponuka nie je daňový doklad — nič sa z nej neplatí, nejde do e-faktúry ani do počtu faktúr v balíku. Keď ju zákazník prijme, jedným klikom z nej pripravíte faktúru alebo zálohovú faktúru bez prepisovania položiek. Ponuky nájdete v menu v položke Ponuky pod Faktúry. Na telefóne je spodná lišta užšia, tam sú na stránke Faktúry v záložke Ponuky.
Cenové ponuky sú v balíku Plus. Bez neho má tlačidlo Nová ponuka žltý znak + a vedie na popis Plus. Už vystavené ponuky vidíte aj naďalej: stiahnete PDF, pošlete ich e-mailom, označíte odpoveď zákazníka a vyfakturujete ich.
Vytvorenie a vystavenie
- V Ponuky kliknite na Nová ponuka.
- Vyplňte odberateľa a položky ako pri faktúre. Pole Platí do je predvolene o 30 dní; pod ním je rýchla voľba 14, 30 a 60 dní.
- V časti Podmienky sú nepovinné polia Spôsob dodania, Podmienky platby a Podmienky ponuky — tlačia sa na ponuku. Splatnosť faktúry (dni) sa netlačí: použije ho faktúra, ktorú z ponuky pripravíte (prázdne = 14 dní).
- Kliknite na Vystaviť ponuku. Ponuka dostane číslo z radu ponúk, predvolene v tvare CN20260001 (pozri Číslovanie). Kým ju nevystavíte, môžete ju ukladať tlačidlom Uložiť koncept.
Vystavená ponuka sa už nedá upraviť — zákazník má presne to, čo dostal. Zmenu urobíte novou verziou. Na PDF je nadpis „Cenová ponuka“, dátum vystavenia, platí do, podmienky a suma Spolu. QR kód na platbu ani bankové údaje na ponuke nie sú. Ak ste platiteľ DPH, ponuka DPH vyčísľuje ako faktúra.
Stavy ponuky
- Koncept — ešte nemá číslo, dá sa meniť.
- Vystavená — má číslo a PDF, čaká na odpoveď zákazníka.
- Prepadnutá — vystavená ponuka po dátume platí do. Je to iba označenie v zozname; vyfakturovať ju môžete aj tak.
- Prijatá a Odmietnutá — označíte sami (nižšie).
- Nahradená — vystavili ste jej novú verziu. Nahradená ponuka sa už nemení ani nefakturuje.
Vedľa stavu je štítok Odoslaná, keď ponuka aspoň raz odišla e-mailom.
Odpoveď zákazníka
V detaile vystavenej ponuky v časti Odpoveď zákazníka kliknite na Označiť ako prijatú alebo Označiť ako odmietnutú. K odmietnutiu môžete napísať dôvod (nepovinné). Ak ste sa pomýlili, tlačidlo Vrátiť na vystavenú stav zruší. Zákazník sám v aplikácii ponuku neprijíma ani neodmieta — odpoveď vám pošle napríklad e-mailom.
Nová verzia
Tlačidlo Nová verzia v hlavičke vystavenej ponuky pripraví koncept so všetkým, čo pôvodná ponuka obsahovala. Dátum vystavenia je dnešný a platnosť rovnako dlhá ako pri pôvodnej. Upravte ho a vystavte — pôvodná ponuka sa vtedy označí ako Nahradená a obe sa navzájom odkazujú. Kým novú verziu nevystavíte, pôvodná platí ďalej. Z jednej ponuky je najviac jedna nová verzia; ďalšiu urobíte z tej novej.
Odoslanie e-mailom
V časti Odoslať e-mailom zadajte adresu a kliknite na Odoslať ponuku. Ponuka odíde ako PDF v prílohe, v texte je jej suma a dátum platnosti; odpoveď zákazníka príde na e-mail vašej firmy. Denný počet odoslaní je spoločný s faktúrami. Výsledok odoslania vidíte v zozname pod formulárom.
Vyfakturovanie
Vyfakturovať sa dá vystavená alebo prijatá ponuka (aj po platnosti). Odmietnutú najprv vráťte na vystavenú. V časti Fakturácia kliknite na Vyfakturovať — vznikne koncept faktúry:
- s odberateľom, názvom, položkami, zľavou, poznámkami, spôsobom dodania a jazykom ponuky,
- dátum vystavenia a dodania je dnešný, splatnosť podľa poľa Splatnosť faktúry (dni) (inak 14 dní),
- ak ste medzitým prestali alebo začali byť platiteľom DPH, sadzby sa prispôsobia ako pri kópii faktúry. Ak už nie ste platiteľom, dôvod sadzby 0 % sa na faktúru neprenesie.
Koncept skontrolujte a vystavte ako každú faktúru — vtedy sa skontrolujú náležitosti a počet faktúr v balíku. Faktúra má navrchu odkaz „Z cenovej ponuky …“. Druhé kliknutie na Vyfakturovať nevytvorí ďalšiu faktúru, otvorí tú istú. Stav ponuky sa vyfakturovaním nemení — prijatie označte sami.
Zálohová faktúra z ponuky
V tej istej časti je Zálohová faktúra. Vyberte výšku zálohy a kliknite na Pripraviť zálohovú faktúru — vznikne koncept zálohovej faktúry:
- Celá suma ponuky — položky ponuky tak, ako sú.
- Percento — položky ponuky s cenou zníženou na zadané percento (napríklad 50 %). Sadzby DPH ostanú. Cena za jednotku sa zaokrúhli na 4 desatinné miesta, suma sa preto môže od presného percenta líšiť o cent.
- Pevná suma s DPH — zadaná suma vrátane DPH. Pri jednej sadzbe DPH je to jedna položka „Záloha podľa cenovej ponuky č. …“; pri viacerých sadzbách jedna položka za každú sadzbu a suma sa medzi ne rozdelí v pomere, v akom sú v ponuke. Zľava ponuky je už v sume. Názov položky je v jazyku ponuky. Niektoré sumy sa s DPH presne poskladať nedajú (napríklad 5,00 € pri 23 %) — vtedy zálohová faktúra vyjde o cent iná; v koncepte ju pred vystavením upravíte. Príliš malú sumu medzi viac sadzieb rozdeliť nejde — aplikácia ohlási „Suma zálohy je príliš malá na rozdelenie medzi sadzby DPH dokladu.“
Z jednej ponuky môžete pripraviť viac zálohových faktúr (napríklad 30 % teraz a ďalších 30 % neskôr). Keď ich súčet presiahne sumu ponuky, aplikácia upozorní, ale nezakáže to. Ďalej je to bežná zálohová faktúra: po zaplatení ju preklopíte na faktúru a zálohu odpočítate vo vyúčtovacej faktúre. Zálohové faktúry sú v balíku Plus.
Zmazanie
Zmazať môžete koncept aj vystavenú ponuku (Zmazať ponuku). S vystavenou zmizne aj jej PDF a história odoslaní; jej číslo ostane v rade nevyužité. Ponuku, z ktorej je už vystavená faktúra alebo zálohová faktúra, zmazať nemožno. Koncept faktúry zo zmazanej ponuky ostane, iba stratí odkaz na ňu. Ak zmažete vystavenú novú verziu, pôvodná ponuka prestane byť nahradená a znova platí ako vystavená.
Ak sa novú ponuku nepodarí vystaviť (napríklad medzitým skončil Plus), koncept sa aj tak uloží a otvorí sa s upozornením „Koncept ponuky sme uložili, ale vystaviť sa ju nepodarilo. Skontrolujte ju a kliknite na „Vystaviť ponuku“ znova — ukážeme aj príčinu.“
Čo ponuky zatiaľ nevedia
- Čiastočné vyfakturovanie (iba niektoré položky či množstvá) — zatiaľ nie. Vyfakturuje sa celá ponuka; koncept faktúry potom upravíte. Ak zákazník objednal, môžete z ponuky pripraviť objednávku.
- Odkaz pre zákazníka, cez ktorý by ponuku prijal alebo odmietol sám — zatiaľ nie.
- Kópia ponuky pre iného odberateľa — zatiaľ nie; nová verzia ostáva pri tom istom odberateľovi (v koncepte ho môžete zmeniť).
- Filter a hľadanie v zozname ponúk — zatiaľ nie.
- Zmena formátu čísla ponúk v aplikácii — zatiaľ nie (pozri Číslovanie).