Objednávka je to, čo vám zákazník objednal. Zapíšete ju ručne alebo ju jedným klikom pripravíte z cenovej ponuky. Objednávka nie je daňový doklad — nič sa z nej neplatí, nejde do e-faktúry ani do počtu faktúr v balíku. Objednávky nájdete v menu v položke Objednávky pod Faktúry. Na telefóne sú na stránke Faktúry v záložke Objednávky.
Objednávky sú v balíku Plus. Bez neho má tlačidlo Nová objednávka žltý znak + a vedie na popis Plus. Už prijaté objednávky vidíte aj naďalej: potvrdíte ich, stiahnete PDF, pošlete potvrdenie e-mailom aj ich vyfakturujete. Bez Plus sa však koncept objednávky neprijme.
Zapísanie a prijatie
- V Objednávky kliknite na Nová objednávka.
- Vyplňte odberateľa a položky ako pri faktúre. Dátum prijatia je predvolene dnešný. Do poľa Číslo objednávky zákazníka zapíšte, ako objednávku označil zákazník (nepovinné) — prenesie sa na faktúru.
- Každá položka má nepovinný Dátum dodania. Položky môžu mať rôzne dátumy.
- V časti Podmienky sú nepovinné polia Spôsob dodania, Podmienky platby a Podmienky objednávky — tlačia sa na potvrdenie. Splatnosť faktúry (dni) sa netlačí: použije ho faktúra z objednávky (prázdne = 14 dní).
- Kliknite na Prijať objednávku. Objednávka dostane číslo z radu objednávok, predvolene v tvare OB20260001 (pozri Číslovanie). Kým ju neprijmete, môžete ju ukladať tlačidlom Uložiť koncept.
Prijatá objednávka sa už nedá upraviť. Ak treba niečo zmeniť, zmažte ju a zapíšte znova (dá sa, kým z nej nie je vystavená faktúra ani zálohová faktúra).
Objednávka z cenovej ponuky
V detaile vystavenej alebo prijatej ponuky je časť Objednávka s tlačidlom Vytvoriť objednávku. Pripraví koncept objednávky s odberateľom, položkami, zľavou, podmienkami a poznámkami ponuky; dátum prijatia je dnešný. Ponuka sa hneď po kliknutí označí ako Prijatá. Doplňte číslo objednávky zákazníka a dátumy dodania a objednávku prijmite.
Z jednej ponuky je najviac jedna objednávka — druhé kliknutie otvorí tú istú. Ponuka a objednávka sa navzájom odkazujú. Ak ponuku neskôr zmažete, objednávka ostane, iba stratí odkaz na ňu.
Stavy objednávky
- Koncept — ešte nemá číslo, dá sa meniť.
- Prijatá — má číslo, dá sa potvrdiť a vyfakturovať.
- Potvrdená — potvrdili ste ju zákazníkovi (nižšie).
- Vyfakturovaná — z objednávky je vystavená faktúra. Koncept faktúry ju ešte vyfakturovanou nerobí; zálohová faktúra tiež nie.
- Zrušená — zrušili ste ju (nižšie).
Vedľa stavu je štítok Potvrdenie odoslané, keď potvrdenie aspoň raz odišlo e-mailom.
Potvrdenie zákazníkovi
Potvrdenie je nepovinné. V časti Potvrdenie zákazníkovi kliknite na Potvrdiť objednávku. Aplikácia pripraví PDF s nadpisom „Potvrdenie objednávky“: dátum prijatia, číslo objednávky zákazníka, spôsob dodania, podmienky platby, položky s dátumom dodania, podmienky a suma Spolu. QR kód na platbu ani bankové údaje na ňom nie sú. Kým PDF nie je hotové (zvyčajne pár sekúnd), je namiesto tlačidla Stiahnuť PDF možnosť pripraviť ho znova.
Potom v časti Odoslať e-mailom zadajte adresu a kliknite na Odoslať potvrdenie. Potvrdenie odíde ako PDF v prílohe, v texte je suma a číslo objednávky zákazníka; odpoveď príde na e-mail vašej firmy. Denný počet odoslaní je spoločný s faktúrami a ponukami. Nepotvrdená ani zrušená objednávka sa neposiela.
Potvrdenie sa neodvoláva — zákazník ho už mohol dostať. Potvrdenú objednávku môžete iba zrušiť.
Vyfakturovanie
Vyfakturovať sa dá prijatá alebo potvrdená objednávka. V časti Fakturácia kliknite na Vyfakturovať — vznikne koncept faktúry na celú objednávku:
- s odberateľom, názvom, všetkými položkami, zľavou, poznámkami, spôsobom dodania a jazykom objednávky,
- Číslo objednávky na faktúre je číslo objednávky zákazníka (ide aj do e-faktúry),
- dátum vystavenia je dnešný, splatnosť podľa poľa Splatnosť faktúry (dni) (inak 14 dní),
- Dátum dodania faktúry je dátum dodania položiek. Položky bez dátumu sa nerátajú; ak dátum nemá žiadna, je dnešný.
Faktúra má jeden dátum dodania. Ak majú položky rôzne dátumy, aplikácia ukáže „Položky majú rôzne dátumy dodania, faktúra má jeden. Zvoľte dátum dodania faktúry.“ a pole Dátum dodania na faktúre (predvolený je najneskorší). Rozdeliť objednávku na viac faktúr podľa dátumov zatiaľ nejde — ak treba, upravte koncept faktúry.
Koncept skontrolujte a vystavte ako každú faktúru. Faktúra má navrchu odkaz „Z objednávky …“. Druhé kliknutie na Vyfakturovať nevytvorí ďalšiu faktúru, otvorí tú istú. Po vystavení faktúry je objednávka Vyfakturovaná.
Zálohová faktúra z objednávky
Funguje rovnako ako zálohová faktúra z ponuky: Celá suma objednávky, Percento alebo Pevná suma s DPH, a z jednej objednávky ich môže byť viac. Pri pevnej sume sa položka volá „Záloha podľa objednávky č. …“. Číslo objednávky zákazníka sa prenesie aj na zálohovú faktúru.
Zrušenie a obnovenie
Tlačidlo Zrušiť objednávku objednávku označí ako zrušenú — ostane v zozname, ale nedá sa vyfakturovať ani poslať. Ak ste sa pomýlili, Obnoviť objednávku ju vráti do stavu pred zrušením (potvrdenú, ak už potvrdená bola). Vyfakturovanú objednávku zrušiť nemožno. Koncepty faktúr či zálohových faktúr zo zrušenej objednávky ostanú — zmažte ich sami, ak ich nepotrebujete. Ak taký koncept faktúry neskôr vystavíte, objednávka sa v zozname ukáže ako Vyfakturovaná.
Zmazanie
Koncept aj prijatú či potvrdenú objednávku môžete zmazať (Zmazať objednávku), kým z nej nie je vystavená faktúra ani zálohová faktúra. Zmizne aj jej PDF a história odoslaní; číslo ostane v rade nevyužité. Koncept faktúry zo zmazanej objednávky ostane, iba stratí odkaz na ňu.
Čo objednávky zatiaľ nevedia
- Čiastočné vyfakturovanie (iba niektoré položky, množstvá či dátumy dodania) a prehľad „objednané / vyfakturované / zostáva“ — zatiaľ nie. Vyfakturuje sa celá objednávka.
- Úprava prijatej objednávky — zatiaľ nie; zmažte ju a zapíšte znova.
- Filter a hľadanie v zozname objednávok — zatiaľ nie.
- Zmena formátu čísla objednávok v aplikácii — zatiaľ nie.