Na stránke Faktúry je záložka Prijaté. Sem nahráte e-faktúry a dobropisy, ktoré ste dostali od dodávateľov ako súbor XML — napríklad e-mailom popri PDF. Aplikácia z neho prečíta dodávateľa, sumy, DPH, položky a platobné údaje a ukáže ich na jednom mieste.
Prijaté faktúry sú v balíku Plus. Bez neho má tlačidlo Nahrať e-faktúru žltý znak + a vedie na popis Plus; doklady nahraté skôr ostávajú na čítanie aj na stiahnutie XML.
Ak ste zákazník Gordulitchu (poskytovateľa pre sieť Peppol), e-faktúry, ktoré vám prídu cez sieť Peppol, sa sem načítajú samé — pozri Príjem cez Peppol.
Nahratie e-faktúry
- V časti Faktúry otvorte záložku Prijaté.
- V poli Súbory e-faktúr (XML) vyberte jeden alebo viac súborov a kliknite na Nahrať e-faktúru. Súbory môžu mať spolu najviac 4 MB.
- Aplikácia prečíta e-faktúru a dobropis vo formáte UBL — ten, ktorý sa posiela cez sieť Peppol a ktorý vytvára aj táto aplikácia. PDF, ISDOC ani súbor ZIP zatiaľ neprečíta.
- E-faktúru stiahnutú zo siete Peppol (napríklad z portálu iného poskytovateľa) môžete nahrať aj vtedy, keď je zabalená v obálke s údajmi o odosielateľovi a príjemcovi. Aplikácia prečíta faktúru vnútri a uloží súbor celý, tak ako prišiel.
- Ak niektorý súbor prečítať nejde, ostatné sa nahrajú a pri tom, ktorý neprešiel, je napísané prečo (pozri hlášky).
- Ten istý doklad (rovnaký dodávateľ, číslo a druh) druhýkrát nenahráte. Rovnaké číslo od iného dodávateľa je iný doklad.
- Kódovanie znakov (UTF-8, windows-1250) aplikácia rozozná sama. Doklad v cudzej mene (Kč, USD) sa ukáže v jeho mene.
- Nahrávať smie vlastník firmy a účtovník. Kto má do firmy prístup iba na čítanie, prijaté faktúry vidí, ale nič nenahrá ani nezmaže.
Príjem cez Peppol
Zákazník Gordulitchu s balíkom Plus má na záložke Prijaté časť Príjem cez Peppol. Aplikácia sa približne každých 15 minút pozrie k Gordulitchu, či vám neprišla nová e-faktúra, a novú pridá do zoznamu so štítkom Peppol. Hneď sa pozriete tlačidlom Skontrolovať nové; nové doklady sa objavia o chvíľu, po obnovení stránky.
- Pri prvej kontrole sa načítajú aj e-faktúry, ktoré vám prišli skôr, než ste kľúč vložili.
- Aplikácia e-faktúry iba číta — u Gordulitcha ostávajú a môže si ich brať aj iný program, napríklad účtovný. V portáli Gordulitcha preto ostávajú v stave „spracováva sa“; to je v poriadku, e-faktúra je prijatá.
- Potrebujete kľúč na pripojenie k sieti Peppol v Údajoch firmy. Pri jeho vytváraní u Gordulitcha (Nastavenia → Prepojenia) zaškrtnite aj čítanie prijatých faktúr — bez neho aplikácia prijaté faktúry nevidí a napíše to.
- E-faktúra, ktorá prišla, ale aplikácia ju nevie prečítať (iný formát ako faktúra alebo dobropis UBL), sa do zoznamu nepridá. Časť Príjem cez Peppol ukáže ich počet; otvoríte ich v portáli Gordulitcha.
- Ak rovnaký doklad (dodávateľ, číslo, druh) už v zozname je — napríklad ste ho nahrali ručne — druhýkrát sa nepridá.
- Zákazník Gordulitchu bez Plus e-faktúry prijíma tiež, ale iba u Gordulitcha — v tejto aplikácii ich nevidí. Firma bez Gordulitcha sieť Peppol nemá.
Zoznam a detail
Zoznam ukazuje dodávateľa, číslo, dátum vystavenia, splatnosť a sumu na úhradu, najnovšie hore. Dobropis má štítok Dobropis. Zobrazí sa najviac 200 dokladov; vyhľadávanie a filtre zatiaľ nie sú.
Kliknutím otvoríte detail: dodávateľ a odberateľ s IČO, DIČ a IČ DPH, dátumy, platobné údaje (IBAN, variabilný symbol), položky, rekapitulácia DPH a sumy. Všetko je tak, ako to dodávateľ uviedol v súbore — aplikácia nič neprepočítava ani nemení. Tlačidlom Stiahnuť XML si súbor stiahnete späť, napríklad pre účtovníka.
- Ak odberateľ na doklade nie je vaša firma (nesedí IČO ani DIČ), detail to napíše nad údajmi. Doklad sa aj tak uloží — skontrolujte, či patrí vám, a ak nie, zmažte ho.
- Súbor v kódovaní windows-1250 aplikácia uloží v UTF-8. Obsah dokladu je rovnaký, iba znaky sú zapísané inak.
Zmazanie
Omylom nahratý doklad zmažete v detaile tlačidlom Zmazať. Zmaže sa iba z aplikácie — faktúru, ktorú vám dodávateľ poslal, to nezruší. E-faktúra prijatá cez sieť Peppol sa zmazať nedá — prišla vám naozaj a uchováva sa.
Čo prijaté faktúry zatiaľ nevedia
- Preberanie e-faktúr od Gordulitcha tak, aby si ich už nebral iný program (aplikácia zatiaľ iba číta) — zatiaľ nie.
- Doklady o doručení a hlásenie finančnej správe pri prijatej e-faktúre — zatiaľ nie.
- Upozornenie, že Gordulitch e-faktúry zadržal pre vyčerpaný balík — zatiaľ nie; uvidíte to u Gordulitcha.
- Zapísanie úhrady prijatej faktúry a QR kód na jej zaplatenie — zatiaľ nie.
- Čitateľné PDF z prijatej e-faktúry — zatiaľ nie; údaje sú na stránke dokladu.
- Stiahnutie všetkých prijatých faktúr naraz pre účtovníka — zatiaľ nie. Sú v exporte údajov aj s XML.
- Formát ISDOC, PDF a súbory ZIP — zatiaľ nie.